Ausgangssituation:
Die Fachwerkstatt genießt in der NFZ- und KFZ-Branche im Großraum Stuttgart aufgrund der ausnahmslosen und schnellen Problemlösung der Kunden einen sehr guten Ruf. Die Auftragslage sieht gut aus und auch die Kunden sind zufrieden. Dennoch zeigten sich in den vergangenen Jahren immer wieder Probleme, welche dem Unternehmenswachstum der Fachwerkstatt aktiv im Wege stehen:
– Keine klaren Abläufen für kontinuierliche Arbeitsprozesse (bspw. Auftragsabwicklung oder Bestellung von Ersatzteilen)
– Mangelnde Struktur im Bereich Kundenmanagement und -verwaltung
– Kein gerechter und ansprechender Internetauftritt (keine Website vorhanden)
– Fehlendes, qualifiziertes Fachpersonal für vorhandene Auftragslast innerhalb der Werkstatt
– Keine Mitarbeitende für die Buchhaltung und Verwaltung
– Ausstehende Pläne für wirtschaftlich attraktive, neue Standorte
Übersicht der Vorgehensweise:
1. Aufnahme des IST-Zustands und der bestehenden Prozesse
2. Ausarbeitung passenden Optimierungspotenziale mit konkreten Handlungsempfehlungen
3. Umsetzung ausgewählten Maßnahmen und Optimierung des vorherrschenden Workflows
4. Vergrößerung des Unternehmens durch Kunden- und Mitarbeitergewinnung und Erschließung weiterer Branchenfelder
Konkreter Projektaufbau:
Wie ist die Aufnahme des IST-Zustands abgelaufen?
In einer zwei-wöchigen Aufnahmephase vor Ort wurden gemeinsam mit dem Inhaber der Fachwerkstatt die tagtäglichen Arbeitsabläufe analysiert und dokumentiert. Dabei fokussierten wir uns auf die Neukundenaufnahme, die interne Kommunikation und Auftragsabwicklung sowie im Nachgang das Kundenmanagement (inkl. Debitoren- und Kreditorenmanagement), um ein Verständnis über vorhandene Arbeitsweisen und die damit verbundenen Prozesse zu erhalten.
Sorgfältigkeit, Detailgetreue und beidseitige Offenheit genießen hier höchste Priorität, da ausschließlich daraus konkrete und individuelle Optimierungen entwickelt und implementiert werden können, um dem Werkstattbetrieb nachhaltiges und zeitgemäßes Wachstum zu ermöglichen.
Was waren die nächsten Schritte?
Zuerst erstellten wir einen effizienteren Workflow für interne Arbeitsprozesse wie Kundenanlage, Auftragsabwicklung & – bearbeitung, Buchhaltungsmanagement und Nachbearbeitung. Durch die Implementierung einer modular aufgebauten Werkstattsoftware wurden klare und für die Werkstatt individuell angepasste Arbeitsprozesse aufgesetzt, welche die Grundlage für die Skalierung des Geschäftsmodells schufen. Folgend wurde ein passender Internetauftritt erstellt; Social-Media-Kanäle und eine zeitgemäße Website legen das Grundgerüst für vereinfachten Kundenkontakt und steigern die Sichtbarkeit der Fachwerkstatt.
Darüber hinaus wurde das Dienstleistungsportfolio der Fachwerkstatt innerhalb eines 8-wöchigen Trackings analysiert und vergrößert. Ein Verkaufsshop in der Werkstatt und weitere Leistungen (bspw. der zusätzliche Einbau von Windschutzscheiben) wurden in gemeinsamer Zusammenarbeit mit dem Inhaber umgesetzt. Hieraus ergeben sich weitere Absatzpotenziale innerhalb der Branche, um eine vollumfängliche Dienstleistung anbieten zu können.
Grundsätzlich sind wir der Überzeugung, dass branchenübergreifendem Wachstum meistens zwei Faktoren entgegenstehen: Entweder die Auftragslast ist zu gering (Kundenmangel) oder die Auftragslast kann nicht gestemmt werden (Mitarbeitermangel). Der Fachwerkstatt fehlte es aufgrund des starken Kundenkreises nicht an Aufträgen, wodurch der Fokus auf die Neugewinnung von qualifizierten Fachkräften gesetzt wurde. Nach nur drei monatiger Zusammenarbeit stellten wir zwei neue NFZ-Mechatroniker und eine Buchhaltungsfachkraft ein. Hierbei übernahmen wir den Suchprozess, die Vorqualifizierung, alle Bewerbungsgespräche und den bürokratisch-rechtlichen Teil.
Wie wird die Erweiterung des Geschäftsmodells in der Praxis gelebt?
Aufgrund des beschränkten Platzangebotes in der aktuellen Werkstatt sind wir in diesem Punkt am aktuellen Standort limitiert. Vorab haben wir die wichtigsten Fragen gemeinsam mit dem Inhaber identifiziert und in einem vollumfänglichen Business-Plan beantwortet:
– Welche geographische Lokalität bietet den attraktivsten Markt?
– Wie sieht die ideale Immobilie aus?
– Wie sieht die finanzielle Aufteilung in Bezug Eigen- und Fremdkapital aus?
– Wie sieht die effizienteste HR-Struktur aus?
– Wir wird hier die Öffentlichkeitswahrnehmung aussehen?
– Welche Partnerschaften sind lohnenswert?
Nach Finalisierung des Business-Plans und mehreren Verhandlung mit Fremdkapitalgebern haben wir den idealen Standort gefunden. Aktuell befinden wir uns in der strategischen Umsetzung des zweiten Standortes.
Projektabschluss:
Nach nur einem halben Jahr Zusammenarbeit wurde der Betrieb strukturell stark angepasst. Eine neue Werkstattsoftware, drei neue Mitarbeitende und eine Optimierung der Arbeitsprozesse spiegeln sich nicht nur im Umsatz, sondern auch in der nun einfachen und zeitgemäßen Arbeitsweise wider.
– Interne Arbeitsstruktur wurde durch digitale Komponente optimiert, um unkomplizierten Workflow zu garantieren.
– Neue Dienstleistungen wurden eingeführt, um die Marktpräsenz zu vergrößern.
– Außenwahrnehmung wurde in Präsenz und digital optimiert, um eine Marke darzustellen, um Wachstum zu ermöglichen und mehr Vertrauen zu erschaffen.
– Neue Mitarbeitende wurden gefunden und erfolgreich eingestellt.
– Die interne Buchhaltung wurde bestmöglich optimiert, um sich Kopfschmerzen vor Fehltritten zu ersparen.
– Ein neuer Standort wurde Schritt für Schritt koordiniert und wird im Moment errichtet.
Aufgrund fester Prozessabläufe konzentriert sich der Inhaber nun wieder voll auf sein Hauptgeschäft.
"Mit der Hilfe der Folcon GmbH erarbeiteten wir einen konkreten Fahrplan für unsere Werkstatt, was uns ermöglichte, uns wieder voll und ganz aufs Hauptgeschäft zu konzentrieren."
